Zeitmanagement

In der Kategorie Zeitmanagement geht es um genau das: Besser mit seiner Zeit klar kommen. Denn dieser unsichtbar, nicht erfühlbare Faktor in unserem Leben ist so ziemlich das Wichtigste überhaupt.

Heute wollen wir uns nochmal mit dem Thema Zeit befassen. Aber heute wollen wir die Zeit nicht huldigen und ihr nachtrauern, so wie wir es beispielsweise hier schon einmal gemacht haben, diesmal wollen wir ihr in den Arsch treten.

Runterbrechen – Projektmanagement für das Leben

Der erste Schritt zu mehr Zeit ist es, seine großen Aufgaben in kleinere Segmente aufzuteilen.  In diesem einen von vier Kapiteln geht es also noch nicht um das Verkürzen von Zeit, die man für etwas braucht, sondern um die Planung von Zeit. Diese Liste ist ziemlich lang, aber das Lesen dieses Teils dauert ungefähr 15 Minuten, das Planen 30 und das Nachvollziehen von dem, was ich hier schreibe, dauert nachher ungefähr eine Stunde. Nachdem man diese Zeiteinteilung durchgeführt hat, erhöht sich die Produktivität aber um durchschnittlich 30 %, das bedeutet, ihr habt im Endeffekt 30 % mehr Zeit. Rechnet jetzt mal Π mal daumen, wie viel weniger Zeit für euer Projekt (sagen wir mal im Rahmen von 100 Stunden) ihr durch diese 2 Stunden Extraaufwand habt, wenn ihr dieses Kapitel durchlest und nachvollzieht, und zieht sie meinetwegens von den 30 Stunden ab, 2 % weniger? Wenn überhaupt. Bleiben 28 % mehr Zeit für euch.

Ausgangssituation: Ihr habt ein bestimmtes Ziel, beispielsweise, einen Abschluss nachzuholen. Dazu steht demnächst eine Prüfung an. Ihr habt zusammengetragen, welchen Stoff ihr lernen müsst, und wollt euch die Zeit bis zur Prüfung möglichst effektiv einteilen, ohne dabei auf für euch wichtige Zeitaspekte in eurem Leben zu verzichten.

  • Schreibt zuerst alles auf, was ihr tun müsst, damit ihr euer Ziel erreicht
  • Diese Einzeltätigkeiten brecht ihr noch einmal erneut auf kleinere Einzelteile herunter.
  • Legt nun eine Gesamtreihenfolge fest, in der ihr die einzelnen Tätigkeiten abarbeiten müsst
  • Schätzt nun für jedes Einzelteil kurz die Zeit ein, die ihr brauchen werdet, um jede einzelne zu erledigen. Seid dabei großzügig und plant einen Puffer ein, dieser ist gleichzeitig später für euch eine motivation, dieses Zeitlimit zu brechen und schneller zu sein, als ihr es eigentlich vor hattet. Setzt einen Termin, ab wann das „Projekt“ beginnen soll. Ihr habt nun einen Tag, an dem das Projekt beginnt und einen, an dem es endet. Wenn ihr die Zeit nicht einschätzen könnt, müsst ihr die Ziet messen, die ihr für einen Bruchteil davon braucht, und diesen ganz einfach mathematisch hochrechnen.
  • Nun wisst ihr, wie lange euer Vorhaben insgesamt dauern wird. Schaut in euren Kalender und analysiert eure Termine in diesem Zeitraum. sowie eure regelmäßigen Gewohnheiten (Einkaufen, Auto in die Werkstatt bringen, Körperhygiene, unverzichtbare Hobbies und Pflichten, Haushalt, Schlaf, Friseurtermine usw.), die in der Zeit anstehen. Quetscht diese Tätigkeiten dazwischen rein. Dadurch verlängert sich euer Projekt nach hinten hinaus. Seid hier sehr sorgfältig, die einzige Möglichkeit für euch, hier Zeit zu sparen, ist, in Zukunft bei diesen Alltagstätigkeiten schneller zu sein, oder sie zu überspringen. Funktioniert das, diese Tätigkeiten für eine gewisse Zeit zu überspringen? Wenn ja, dann tut es, wenn nein, dann seid ehrlich zu euch und plant mehr Zeit ein. Könnt ihr bestimmte Abschnitte verkürzen, beispielsweise, indem ihr nicht mehr so lange schlaft und euren Schlaf auf 7-8 Stunden reduziert (weniger würde ich nur machen, wenn ihr es gewohnt seid, sonst werdet ihr eher unproduktiver als umgekehrt) – könnt ihr irgendwie Zeit einsparen? Dann plant es mit ein.
  • Seid nun realistisch: Habt ihr diese Zeit oder habt ihr sie nicht? Wenn ja, dann geht es weiter, wenn nein, dann fangt das Projekt gar nicht erst an und verschiebt es auf einen Startzeitpunkt, an dem ihr die entsprechende Zeit habt oder holt euch die Zeit (durch die Techniken weiter unten) bzw. verzichtet auf andere Zeitaspekte in eurem Leben. In unserem Fall würde das bedeuten: das Studium aussetzen, im nächsten Durchgang wieder antreten.
  • Ihr habt euch dazu entschieden, das Projekt durchzuziehen. Ihr wisst nun, wie viel Zeit ihr für das Projekt an sich insgesamt und wie viel Zeit ihr für Nebentätigkeiten braucht, dabei habt ihr darauf geachtet, dass euer Leben ausgeglichen ist, ihr also ASpekte eures Lebens, die euch wichtig sind, dafür nicht vernachlässigen müsst (Familie, Freunde, Hobbies, Berufsleben, Gesundheitsprogramme usw.)
  • Ihr habt eine Gesamtdauer für euer Projekt festgelegt. Zieht von dieser Gesamtdauer die Gesamtzeit für Nebentätigkeiten ab. Es verbleibt eine Restzeit, die ihr effektiv auf euer Projekt verwenden könnt. Auf diese Zeit teilt ihr eure ausgearbeiteten Nebentätigkeiten auf. Nehmen wir an, ihr habt oben festgelegt, dass ihr ein Mathematikbuch lernen müsst. Ein Kapitel dieses Mathematikbuches durchzulernen dauert 4 Stunden, und das ist zufällig genau die Zeit, die euch pro Tag effektiv zum Arbeiten bleibt. Wenn sich aus eurer Restzeit ergibt, dass euch für die 11 Kapitel des Buches genau 12-13 Tage bleiben, bevor ihr die nächste Tätigkeit beginnen, müsst, weil ihr ansonsten nach hinten mehr Zeit bräuchtet, dann wisst ihr, dass ihr pro Tag genau ein Kapitel schaffen müsst, um im Zeitplan zu liegen (denn ihr müsst pro Tag deshalb ein Kapitel schaffen, weil der 12. und 13. Tage zufällig die Gesamtzeit eures Puffers ist, den ihr wie oben beschrieben für „Notstandszeiten“ eingeplant habt). Dieses „Pensum“, dass ihr euch soeben herausgearbeitet habt, ist wichtig für die weiteren Schritte.


Produktiver werden – der 20 Minuten Plan oder auch „die Pomodoro Technik“

Ihr wisst aus dem vorhergehenden Kapitel, wie viel von eurem Projekt ihr am Tag schaffen müsst. Was wir jetzt wollen, ist es, mehr Zeit herauszuschlagen, die ihr im Endeffekt frei einteilen könnt. Wir nehmen uns diese Zeit zunächst von euren Nebentätigkeiten, und zwar von euren „unschönen“ Nebentätigkeiten. Diese Nebentätigkeiten habt ihr oben bereits festgelegt, es sind Tätigketien wie „E-Mails checken“, „Post sortieren“ und  „Rechnungen überweisen“. Diese Technik lässt sich aber auch eure Projekttätigkeiten anwenden, z. B. auf das Lösen von Matheaufgaben. Was wir mit dieser Technik erreichen werden, ist, dass ihr weniger Zeit zwischen oder während eurer Tätigkeiten verschwendet, während ihr eigentlich etwas Sinnvolles tun wollt, egal, ob dieses Sinnvolle nun eine Nebentätigkeit oder eine Projekttätigkeit war. Wir verkürzen hier also nicht die Zeit, die ihr für die Tätigkeit selbst benötigt (indirekt irgendwie schon, aber ihr wisst was ich meine), sondern die Zeit, die ihr währenddessen auf der Strecke lasst. Auf keinen Fall werden wir eure Freizeit – die Zeit mit eurer Familie, mit Freunden oder mit euren Hobbies – antatschen, denn das ist euer Allerheiligstes. Zeit sparen, das geht nur, wenn ihr produktiver werdet. Eine der Techniken dafür werde ich euch im Folgenden vorstellen. Diese Technik reduziert nicht eure Freizeit, denn eure Freizeit habt ihr euch oben im Projektmanagement bereits sehr ehrlich eingeteilt. Alles, was ihr hier an Zeit verschwindet, ist Zeit, die euch für euer Leben verloren geht, die ihr also im Endeffekt ohne Sinn und Verstand aushaucht. Ihr genießt in der Zeit nicht das Leben und ihr schafft in der Zeit auch nichts im Leben – die Zeit, die ihr hier unproduktiv rumsitzt, ist verloren und ich sich irgend etwas anderes einzureden ist Unsinn! In dieser Zeit sitzen die Leute meist vor dem Fernseher, „chillen auf der Couch“ oder surfen auf Youtube und gucken sich „lustige Videos“ an. (schon komisch, dass ich das so verurteile angesichts meiner „Geek Stuff“ Kategorie im Blog, aber ich muss mich hier jetzt nicht vor euch rechtfertigen ^^). Die gewonnene Zeit dürft ihr euch anschließénd frei einteilen – ihr könnt sie als Puffer auf eure Projektzeit draufschlagen oder in Freizeit investieren – eure Entscheidung!

Ihr macht also Folgendes: Arbeiten! Dazu Folgendes:

  • Legt euch zügig eure Arbeitsmaterialien bereit
  • Schreibt auf einen Zettel kurz auf, was ihr innerhalb der nächsten 20 Minuten erledigen müsst
  • Startet eine Stoppuhr und macht das verdammte Ding!
  • Sobald die Stoppuhr trällert, macht ihr 5 Minuten Pause. In dieser Zeit ist es euch erlaubt, vom Tisch kurz aufzustehen, einen Kaffee aufzusetzen, einen Musiktrack einzuwerfen, kurz ins Facebook zu schauen usw. Nach diesen 5 Minuten arbeitet ihr wieder 20 Minuten und habt die Stoppuhr bereits wieder gestellt
  • Sobald ihr irgendeine Tätigkeit geschafft habt, lehnt ihr euch nicht zurück, sondern seht wieder auf eure Liste, dort müsste bereits die nächste Tätigkeit draufstehen, wenn nicht, denkt euch eine aus und beginnt sofort, diese ebenfalls mit dieser Technik abzuarbeiten. Wenn euch partout nichts einfällt, dann ist es Zeit für Freizeit.
Diese Technik wird der „20-Minute-Plan“ genannt und Leute, die sich an ihn halten, erhöhen ihre Produktivität während ihrer produktiven Zeit um durchschnittlich 40 %.

Wichtig bei dieser Technik ist, sich nicht ablenken zu lassen und

  • wirklich erst dann aufzuhören, wenn man „nicht mehr kann“
  • aber dann auch wirklich aufzuhören und nicht weiterzumachen.

Die Technik nennt sich Pomodoro, nach dem italienischen Wort für „Tomate“, weil der Entdecker der Technik eine tomatenähnliche Eieruhr benutzt hat. Ergeizigere gesellen stellen den Timer nicht auf 20 Minuten, sondern auf 25 Minuten, so wie in diesem genialen Blog beschrieben. Eine weitere gute Erläuterung gibt es hier im Blog von André Loibl (Insider werden sich jetzt totlachen…)

Wenn ihr mit dieser Technik sehr vertraut seid, dann werdet ihr mit der Zeit dazu übergehen, die einzelnen Tätigkeiten, die ihr im Projektmanagement-Teil herausgearbeitet habt, in „Pomodoro-Einheiten“ zu zerlegen, das bedeutet, ihr werdet nicht mehr schätzen, wie viele Minuten ihr zum Erledigen dieser Teilaufgaben braucht, sondenr wie viele Pomodoros ihr dafür braucht.

Produktiver werden 2 – weniger Zeit beim Ausführen

Wir haben im vorigen Kapitel die Zeit zwischen euren Tätigkeiten verringert, also die Zeit, in der ihr sinnlos rumsitzt und gar nichts macht, auch wenn das nur unterbewusst ist. In späteren Posts werden wir Techniken durchgehen, mit der ihr eure Tätigkeiten selbst schneller bewältigen könnt. Hier gibt es nur diesen kurzen Anriss, damit ihr merkt, dass Techniken wie die Pomodoro-Technik noch nicht alles sind.


Zeiteinteilung

Was wir in diesem Kapitel tun, ist nicht verbessern, wie ihr eure Zeit einsetzt (indem ihr bestimmte Sachen schneller erledigt oder weniger Zeit verschwendet), sondern wir werden verbessern, für was ihr eure wertvolle Zeit einsetzt, vor allem die Zeit, die ihr zuvor so mühsam durch Anwenden unserer Techniken gewonnen habt.

50-30-20

Ich würde hier gerne an dem ersten Gänseblümchen-Post anknüpfen. Da erläutere ich im Grunde, worum es hier geht, nämlich um die 50-30-20-Regel von Steve Pavlina. Denn wir haben uns bisher nur darum gekümmert, wie ihr bestimmte Tätigkeiten möglichst schnell erledigen könnt. Die Frage, mit der wir uns noch nicht beschäftigt haben: Sind es diese Tätigkeiten überhaupt wert, um dafür Zeit aufzuwenden? Ich denke, ihr könnt das für euer Leben sicherlich besser beurteilen als ich, aber ich will euch hier einen Wink mit dem Zaunpfahl geben, dass viele Menschen dieses Gleichgewicht für sich selbst noch nicht gefunden haben. Sie verbringen den ganzen Tag mit dem Erreichen irgendwelcher Pseudo-Ziele im Leben, irren im Internet ohne Sinn und Verstand hin und her, sind lose Fäden im Puppenspiel des Lebens. Jetzt mal ganz ehrlich: Es gibt schon schöne Dinge im Leben, wie das Gucken von Filmen, das Zocken, das Lesen einer guten Zeitschrift, der Genuss einer Zigarre oder eines guten alkoholischen Getränkes (und dabei meine ich ein Getränk mit Stil, kein Mixery oder so einen Mist :>). Was aber viele Leute heutzutage missverstehen, ist, dass solche Dinge unter die Kategorie „sich etwas gönnen“ fallen. Und dieses „sich etwas gönnen“ wird oft so derartig missverstanden, dass sich diese Leute den ganzen Tag über „etwas gönnen“. Sich „etwas gönnen“ kann man nur, wenn man sich vorher durch harte Arbeit etwas verdient hat. Eine Staffel How I Met Your Mother schauen, einen guten Film genießen, einen Clanwar ausfechten, die Kampagne vom neuen Halo-Ableger durchspielen – wann mache ich das? Das sind doch eindeutig Klasse C Tasks, oder – oder würdet ihr sagen, dass das Meistern von Halo auf Legendär in 5 Jahren positive Auswirkungen auf euer Leben haben könnte? Wo kommt also die viele Zeit her, die wir in solche Tätigkeiten investieren? Ganz einfach, aus der Zeit, die wir aus unseren Zeitmanagement-Skills gewonnen haben. Durch Techniken wie etwa die Pomodoro-Technik schürfen wir praktisch die Zeit, wie in einer Goldmine, damit wir später sagen können „Jetzt gibts erstmal ne Hülse, ne Zigarre und dann wird mit den Jungs ne Runde der CS Server gerockt!“

So long

Freak out!

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Über dafrk

IT Consultant in den Bereichen SAP, SAP HANA, Internet of Things, Digital Transformation und IT Security
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Eine Antwort zu Zeitmanagement

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